Registre contabile obligatorii

A.     REGISTRE OBLIGATORII PENTRU SOCIETATI

Orice firma inregistrata la Oficiul Registrului Comertului, indiferent de obiectul de activitate si in functie de modul de constituire, este obligata conform legii sa tina anumite registre. Registrele obligatorii, care trebuie tinute de catre societati sunt:

1. Registrul unic de control –  este obligatoriu pentru societatile inregistrate la Oficiul Registrului Comertului, conform Legii nr. 252/2003, atat pentru sediul socialcat si pentru fiecare sediu secundar. In termen de 30 de zile de la inregistrarea la Registrul Comertului, firmele trebuie sa isi achizitioneze Registrul unic de control de la ANAF contra-cost. In acest registru se tine evidenta tuturor controalelor efectuate asupra societatii de catre organele de control in domeniile: sanitar, protectia consumatorului, financiar-fiscal, protectia muncii, fitosanitar precum si alte organe abilitate;

2. Registrul de evidenta fiscala – este obligatoriu numai pentru unitatile platitoare de impozit pe profit 16%, nu este obligatoriu pentru microintreprinderi, care sunt platitoare de impozit pe venit, acestea fiind obligate la plata impozitului pe profit doar atunci se depaseste cifra de afaceri de 100.000eur eq.ron (din 01.01.2016).  Este nevoie de un singur registru de evidenta fiscala la sediul firmei. Acesta trebuie completat pe baza balantei de verificare, explicandu-se modul de calcul al impozitului pe profit. Termenul de completare coincide cu declararea impozitului pe profit de catre operatorii economici.

3. Registrul general de evidenta a salariatilor (REGES-Revisal) – se completeaza de catre societatile care au angajati conform cu HG 500/2011, dupa ce firma se inregistreaza la Inspectoratul Teritorial de Munca si primeste un user name si parola. Primul contract de munca se depune la I.T.M. cand angajatorul primeste acest user name si parola, apoi acesta se va completa si transmite electronic;

4. Registre obligatorii pentru societatile pe actiuni – conform Legii 31/1990, societatile pe actiuni trebuie sa tina urmatoarele registre:

a) un registru al actionarilor care să arate, după caz, numele şi prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul acţionarilor cu acţiuni nominative, precum şi varsamintele facute in contul actiunilor. Evidenţa actiunilor tranzactionate pe o piata reglementata sau in sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice pietei de capital;

b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;

c) un registru al şedinţei şi deliberărilor consiliului de administraţie, respectiv ale directoratului şi consiliului de supraveghere;

d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor;

e) un registru al obligaţiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate, precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele sunt nominative. Evidenta obligatiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piata reglementata sau printr-un sistem alternativ de tranzacţionare va fi tinuta conform legislatiei specifice pietei de capital;

g) orice alte registre prevazute de acte normative speciale.

Registrul actionarilor si registrul obligatiunilor se pot ţine manual sau in sistem computerizat.

(1)Societatea poate contracta cu o societate de registru independent privat tinerea registrului actionarilor in sistem computerizat si efectuarea inregistrarilor si a altor operatiuni legate de acest registru.

(2) Dispozitiile alineatului precedent sunt aplicabile, in mod corespunzator, si in ceea ce priveste registrul obligatiunilor.

(3) Tinerea registrului actionarilor si/sau a registrului obligatiunilor de catre o societate de registru independent autorizat este obligatorie in cazurile prevăzute de lege.

(4) In cazul in care registrul actionarilor este tinut de catre o societate de registru independent autorizata, este obligatorie mentionarea in registrul comertului a firmei si a sediului acesteia, precum si a oricaror modificari intervenite cu privire la aceste elemente de identificare.

5.Registrul asociatilor pentru o societate SRL – conform Legii 31/1990 societatileinregistrate ca  S.R.L. trebuie sa tina registrul asociatilor cu toate datele de identificare a acestora si partile sociale detinute. Acesta trebuie se completeaza de catre administratorul societatii;

(1) In registrul asociatilor se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.

(2) Administratorii raspund personal si solidar pentru orice dauna pricinuita prin nerespectarea prevederilor de la alin. (1).

(3) Registrul poate fi cercetat de asociati si creditori.

7.  Registrul inventar – se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui element de activ si de pasiv. Conform cu OMFP 3512/2008 acesta este un document contabil obligatoriu si se intocmeste cel putin o data pe an in timpul functionarii societatii si cu ocazia incetarii activitatii societatii: divizare, fuziune, insolventa cat si alte situatii prevazute de lege. Trebuie numerotat, snuruit si parafat si inregistrat in evidenta societatii. Poate fi cumparat de la orice librarie;

8. Registru jurnal – conform legii contabilitatii 82/1991 este un document contabil obligatoriu si trebuie intocmit in asa fel incat in orice moment sa fie posibila identificarea si controlul operatiunilor contabile. Societatea comerciala are voie sa tina registrul jurnal atat prin registru, foi volante sau listat din programul informatic. Datele se inregistreaza cronologic si sistematic in ordinea modificarii elementelor de activ si de pasiv. Se pastreaza in cadrul unitatii timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar pentru care a fost intocmit. In acest registru se completeaza doar rulajele, registrul detaliat se listeaza si este arhivat la dosarul fiecarei luni. Poate fi cumparat de la orice librarie;

9. Registru cartea mare – registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar cronologic si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea tuturor elementelor de activ si pasiv. Acesta sta la baza intocmirii balantei de verificare. El este un document de sinteza si sistematizare, contine simbolurile conturilor debitoare si creditoare corespondente. Se listeaza si se arhiveaza la dosarul fiecarei luni, nu trebuie cumparat.

B.     REGISTRE OBLIGATORII PENTRU PFA, IF, II

Conform OMFP nr.1040/2004 privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla, contribuabilii inregistrati ca PFA, II, IF au obligatia de a tine urmatoarele registre obligatorii:

  1. Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b): se intocmeste intr-un singur exemplar de catre contribuabili, facandu-se inregistrarea operatiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operatiune, fara a se lasa randuri libere, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial.
  2.  Registrul-inventar (cod 14-1-2/a): serveste ca document de inregistrare a bunurilor achizitionate sau realizate, pe baza documentelor justificative. Se intocmeste la contribuabili intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial.

C.      REGISTRE OBLIGATORII PENTRU PERSOANE JURIDICE FARA SCOP PATRIMONIAL

Conform OMEP nr.1969/2007 privind reglementarile contabile pentru persoane juridice fara scop patrimonial, registrele obligatorii sunt:

1.       Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A): se intocmeste de catre persoanele juridice fara scop patrimonial care organizeaza si conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completarii lor. Serveste la înregistrarea operativa a tuturor operatiunilor desfasurate, pe baza documentelor justificative si se totalizeaza atat lunar, cat si anual.

2.    Registrul-inventar (cod 14-1-2) Se intocmeste de catre persoanele juridice fara scop patrimonial care organizeaza si conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar, dupa ce a fost numerotat,snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Serveste la inregistrarea tuturor elementelor de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale.

[spider_facebook id=”1″]
Ghid privind obligatiile dupa infiintarea unei firme

Activitatea firmei tale nu debuteaza odata cu inregistrarea ei la Oficiul Registrului Comertului. Dimpotriva, va mai raman multe sarcini de indeplinit. Astfel va prezentam obligatiile care va survin, dupa infiintarea unei societati, astfel incat sa puteti da startul afacerii dvs.:

1. Obligatii administrative ale unei societati: 

  • Obtinerea unei stampile cu denumirea sau emblema societatii, n mai este obligatorie prin lege, dar poate fi folosita ca identitate proprie;
  • Deschiderea de cont bancar, in care se poate transfera capitalul social, de preferabil in maxim 7 zile de la ridicarea actelor de infiintare ale fimei de la ONRC, pentru a putea fi valabile certificatele constatatoare;
  • Fiscalizarea, personalizarea si programarea casei de marcat cu coduri pentru fiecare produs, in cazurile expres prevazute de lege, unde este obligatoriu folosirea casei de marcat;
  • Obtinerea unui aviz metrologic anual pentru cantarele electronice, daca este cazul;
  • Achizitionarea de documente cu sau fara regim special, in functie de specificul firmei, conform unei decizii interne  anuale de inseriere si numerotare aprobata de administratorul societatii, si anume: chitante si facturi fiscale, registru de casa care se intocmeste zilnic, bon de consum , note de intrare-receprie (NIR), CMR pentru firme de transport etc.;
  • Organizarea activitatii interne, prin tinerea unei evidente separate pentru diferite documente ale firmei, introduse in registre separate, si anume: registru de corespondenta intrari-iesiri, evidenta contracte furnizori-clienti, alte documente de caracter intern;
  • Incheierea de contracte de prestari servicii externe si anume:  Contract de presatari servicii financiar-contabile cu o firma sau persoana autorizata, care se va ocupa de operatiunile financiar-contabile si fiscale ale firmei; Contract cu un medic de medicina muncii, in cazul in care firma are angajati; Contract cu un inspector sau specialist de PSI si protectia muncii daca societatea are peste un angajat.

 2. Obligatii legale ale unei societati: 

  •  Obligatii specifice societatilor care lucreaza cu publicul (vanzari en detail si alte activitati de comert)
  • Afisarea tarifelor si preturilor pentru serviciile sau produsele comercializate: afisarea la loc vizibil a Certificatul de inmatriculare (in copie); afisarea limitelelor de adaos comercial practicat (in cazul societatilor ce desfasoara activitati de comert); afisarea programului de lucru cu publicul si a pauzelor; afisarea telefonului pentru oficiul de protectie a consumatorului si a condicii privind reclamatiile consumatorilor; afisarea textului de lege privind obligatia clientilor de a solicita si de a pastra bonul fiscal pana la iesirea din unitate; afisarea planului de evacuare, in caz de incendiu; afisarea preturilor si a tarifelor cu TVA pentru fiecare tip de produs si serviciu.

2.   Obligatii de evidenta contabila si raportare, conform Legii nr. 82/1991 a contabilitatii:

  • Organizarea evidentei financiar-contabile, respectiv tinerea la zi a registrelor contabile obligatorii si intocmirea situatiilor financiare anuale;
  • Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise;
  • Orice operatiune economico-financiara efectuata de societate se consemneaza in momentul efectuarii ei intr-un document care sta la baza inregistrarilor in contabilitate. Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz;
  • Obligatia sa se efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege;
  • Obligatiile privind organizarea evidentei contabile a societatii revin administratorului, care poate opta pentru infiintarea unui departement intern de evidenta contabila pe baza de contract individual de munca cu persoane cu pregatire de specialitate sau prin contract de prestari servicii cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.

Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.

3. Obligatii ce decurg din Legea nr. 31/1990 a societatilor

  • Societatea trebuie sa tina, prin grija administratorilor, un registru al asociatilor, in care se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecarui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea;
  • Situatiile financiare anuale vor fi intocmite conform legii. In urma aprobarii lor de catre adunarea generala a asociatilor, administratorii vor depune la registrul comertului, in termen de 15 zile de la data adunarii generale, copii ale situatiilor financiare anuale, in conformitate cu prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
  • Daca se constata o pierdere a activului net, capitalul social subscris va trebui reintregit sau redus inainte de a se putea face vreo repartizare sau distribuire de profit;
  • Este interzisa creditarea de catre societate a administratorilor acesteia, precum si acordarea de imprumuturi administratorilor.

4.   Obligatii specifice de protectia muncii si prevenirea si stingerea incendiilor – aceste obligatii revin societatii infiintate,  in cazul in care angajeaza personal cu contract de munca:

  • Instruirea personalului privind protectia muncii prin contract cu un inspector de protectia muncii si PSI abilitati
  • Indeplinirea obligatiilor de medicina muncii prin contract cu persoane abilitate

5. Obligatii conform  Codului Muncii si a HG.500/2011 privind Revisal

  • Incadrarea salariatilor la societati se face pe baza de contract  individual de munca, cu respectarea legislatiei muncii si asigurarilor sociale;
  • Redactarea si afisarea Regulamentului de ordine interioara;
  • Inregistrarea contractelor de munca in REGES cu 24 ore inainte inceperii activitatii;
  • Intocmirea fiselor de post ale salariatilor;
  • Evaluarea anuala a salariatilor.

6.   Obligatii fiscale conform Codului Fiscal si al altor acte normative din domeniul fiscal

Calendarul obligatiilor generale declarative se stabileste conform Codului Fiscal si  se actualizeaza anual. Pentru anul 2017 calendarul fiscal poate fi  consultat accesand urmatorul link:  Calendar fiscal 2017

[spider_facebook id=”1″]