Registre contabile obligatorii

A.     REGISTRE OBLIGATORII PENTRU SOCIETATI

Orice firma inregistrata la Oficiul Registrului Comertului, indiferent de obiectul de activitate si in functie de modul de constituire, este obligata conform legii sa tina anumite registre. Registrele obligatorii, care trebuie tinute de catre societati sunt:

1. Registrul unic de control –  este obligatoriu pentru societatile inregistrate la Oficiul Registrului Comertului, conform Legii nr. 252/2003, atat pentru sediul socialcat si pentru fiecare sediu secundar. In termen de 30 de zile de la inregistrarea la Registrul Comertului, firmele trebuie sa isi achizitioneze Registrul unic de control de la ANAF contra-cost. In acest registru se tine evidenta tuturor controalelor efectuate asupra societatii de catre organele de control in domeniile: sanitar, protectia consumatorului, financiar-fiscal, protectia muncii, fitosanitar precum si alte organe abilitate;

2. Registrul de evidenta fiscala – este obligatoriu numai pentru unitatile platitoare de impozit pe profit 16%, nu este obligatoriu pentru microintreprinderi, care sunt platitoare de impozit pe venit, acestea fiind obligate la plata impozitului pe profit doar atunci se depaseste cifra de afaceri de 100.000eur eq.ron (din 01.01.2016).  Este nevoie de un singur registru de evidenta fiscala la sediul firmei. Acesta trebuie completat pe baza balantei de verificare, explicandu-se modul de calcul al impozitului pe profit. Termenul de completare coincide cu declararea impozitului pe profit de catre operatorii economici.

3. Registrul general de evidenta a salariatilor (REGES-Revisal) – se completeaza de catre societatile care au angajati conform cu HG 500/2011, dupa ce firma se inregistreaza la Inspectoratul Teritorial de Munca si primeste un user name si parola. Primul contract de munca se depune la I.T.M. cand angajatorul primeste acest user name si parola, apoi acesta se va completa si transmite electronic;

4. Registre obligatorii pentru societatile pe actiuni – conform Legii 31/1990, societatile pe actiuni trebuie sa tina urmatoarele registre:

a) un registru al actionarilor care să arate, după caz, numele şi prenumele, codul numeric personal, denumirea, domiciliul sau sediul acţionarilor cu acţiuni nominative, precum şi varsamintele facute in contul actiunilor. Evidenţa actiunilor tranzactionate pe o piata reglementata sau in sistem alternativ de tranzactionare se realizeaza cu respectarea legislatiei specifice pietei de capital;

b) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;

c) un registru al şedinţei şi deliberărilor consiliului de administraţie, respectiv ale directoratului şi consiliului de supraveghere;

d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori si, dupa caz, de auditori interni, in exercitarea mandatului lor;

e) un registru al obligaţiunilor, care sa arate totalul obligatiunilor emise si al celor rambursate, precum si numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul titularilor, cand ele sunt nominative. Evidenta obligatiunilor emise in forma dematerializata si tranzactionate pe o piata reglementata sau printr-un sistem alternativ de tranzacţionare va fi tinuta conform legislatiei specifice pietei de capital;

g) orice alte registre prevazute de acte normative speciale.

Registrul actionarilor si registrul obligatiunilor se pot ţine manual sau in sistem computerizat.

(1)Societatea poate contracta cu o societate de registru independent privat tinerea registrului actionarilor in sistem computerizat si efectuarea inregistrarilor si a altor operatiuni legate de acest registru.

(2) Dispozitiile alineatului precedent sunt aplicabile, in mod corespunzator, si in ceea ce priveste registrul obligatiunilor.

(3) Tinerea registrului actionarilor si/sau a registrului obligatiunilor de catre o societate de registru independent autorizat este obligatorie in cazurile prevăzute de lege.

(4) In cazul in care registrul actionarilor este tinut de catre o societate de registru independent autorizata, este obligatorie mentionarea in registrul comertului a firmei si a sediului acesteia, precum si a oricaror modificari intervenite cu privire la aceste elemente de identificare.

5.Registrul asociatilor pentru o societate SRL – conform Legii 31/1990 societatileinregistrate ca  S.R.L. trebuie sa tina registrul asociatilor cu toate datele de identificare a acestora si partile sociale detinute. Acesta trebuie se completeaza de catre administratorul societatii;

(1) In registrul asociatilor se vor inscrie, dupa caz, numele si prenumele, denumirea, domiciliul sau sediul fiecărui asociat, partea acestuia din capitalul social, transferul partilor sociale sau orice alta modificare privitoare la acestea.

(2) Administratorii raspund personal si solidar pentru orice dauna pricinuita prin nerespectarea prevederilor de la alin. (1).

(3) Registrul poate fi cercetat de asociati si creditori.

7.  Registrul inventar – se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui element de activ si de pasiv. Conform cu OMFP 3512/2008 acesta este un document contabil obligatoriu si se intocmeste cel putin o data pe an in timpul functionarii societatii si cu ocazia incetarii activitatii societatii: divizare, fuziune, insolventa cat si alte situatii prevazute de lege. Trebuie numerotat, snuruit si parafat si inregistrat in evidenta societatii. Poate fi cumparat de la orice librarie;

8. Registru jurnal – conform legii contabilitatii 82/1991 este un document contabil obligatoriu si trebuie intocmit in asa fel incat in orice moment sa fie posibila identificarea si controlul operatiunilor contabile. Societatea comerciala are voie sa tina registrul jurnal atat prin registru, foi volante sau listat din programul informatic. Datele se inregistreaza cronologic si sistematic in ordinea modificarii elementelor de activ si de pasiv. Se pastreaza in cadrul unitatii timp de 10 ani de la data incheierii exercitiului financiar pentru care a fost intocmit. In acest registru se completeaza doar rulajele, registrul detaliat se listeaza si este arhivat la dosarul fiecarei luni. Poate fi cumparat de la orice librarie;

9. Registru cartea mare – registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar cronologic si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea tuturor elementelor de activ si pasiv. Acesta sta la baza intocmirii balantei de verificare. El este un document de sinteza si sistematizare, contine simbolurile conturilor debitoare si creditoare corespondente. Se listeaza si se arhiveaza la dosarul fiecarei luni, nu trebuie cumparat.

B.     REGISTRE OBLIGATORII PENTRU PFA, IF, II

Conform OMFP nr.1040/2004 privind organizarea si conducerea evidentei contabile in partida simpla, contribuabilii inregistrati ca PFA, II, IF au obligatia de a tine urmatoarele registre obligatorii:

  1. Registrul-jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b): se intocmeste intr-un singur exemplar de catre contribuabili, facandu-se inregistrarea operatiunilor efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare operatiune, fara a se lasa randuri libere, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial.
  2.  Registrul-inventar (cod 14-1-2/a): serveste ca document de inregistrare a bunurilor achizitionate sau realizate, pe baza documentelor justificative. Se intocmeste la contribuabili intr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat la organul fiscal teritorial.

C.      REGISTRE OBLIGATORII PENTRU PERSOANE JURIDICE FARA SCOP PATRIMONIAL

Conform OMEP nr.1969/2007 privind reglementarile contabile pentru persoane juridice fara scop patrimonial, registrele obligatorii sunt:

1.       Registrul-jurnal (cod 14-1-1/A): se intocmeste de catre persoanele juridice fara scop patrimonial care organizeaza si conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Numerotarea filelor registrelor se va face în ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completarii lor. Serveste la înregistrarea operativa a tuturor operatiunilor desfasurate, pe baza documentelor justificative si se totalizeaza atat lunar, cat si anual.

2.    Registrul-inventar (cod 14-1-2) Se intocmeste de catre persoanele juridice fara scop patrimonial care organizeaza si conduc contabilitatea in partida simpla, intr-un exemplar, dupa ce a fost numerotat,snuruit, parafat si inregistrat in evidenta unitatii. Serveste la inregistrarea tuturor elementelor de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate potrivit normelor legale.

Article written by

Valcont Audit SRL